Come trascrivere in Microsoft Word: da audio a testo nel 2026

Microsoft Word può trascrivere l'audio con la funzione Trascrivi: vai su Home, apri il menu a discesa accanto a Detta, scegli Trascrivi e poi carica una registrazione o registra direttamente; Word produce una trascrizione con timestamp ed etichette dei parlanti da inserire nel documento. Serve un abbonamento Microsoft 365, la funzione non è disponibile in tutte le versioni di Word e i caricamenti hanno un tetto mensile di minuti. Se non ce l'hai, uno strumento di trascrizione che esporta un file DOCX ti porta allo stesso risultato.

Questa guida spiega cosa fa Trascrivi, in cosa si differenzia da Detta, quali sono i requisiti, i passaggi da seguire, come gestire un'intervista e un confronto onesto con Google Documenti e con gli strumenti di trascrizione dedicati. Le informazioni riportano la documentazione di supporto Microsoft aggiornata a ottobre 2026; Microsoft cambia spesso dove e come distribuisce le funzioni di Office, quindi verifica cosa mostra la tua copia di Word.

Trascrivi e Detta: due funzioni diverse

Chi cerca come passare in Word da audio a testo spesso finisce nel posto sbagliato, perché Word ha due funzioni vocali che stanno sotto lo stesso pulsante.

• Detta trasforma la tua voce in testo mentre parli. Fai clic sul microfono, parli e le parole compaiono nel punto del cursore. È un'alternativa alla tastiera, ascolta solo il microfono in tempo reale e non accetta file. Utile per scrivere bozze, inutile per una registrazione già esistente.
• Trascrivi lavora con le registrazioni. Carichi un file audio o video, oppure registri una conversazione direttamente in Word, e ottieni una trascrizione completa divisa in sezioni, con timestamp ed etichette dei parlanti. La rivedi in un riquadro laterale e poi la aggiungi al documento.

Se hai un'intervista, una lezione, una riunione o un memo vocale già salvati in un file, la funzione che ti serve è Trascrivi.

Cosa serve prima di iniziare

Controlla questi punti prima di metterti a cercare il pulsante:

• Un abbonamento Microsoft 365. Trascrivi non è incluso nelle versioni di Office acquistate una tantum.
• La versione giusta di Word. Al momento Microsoft indica Trascrivi come disponibile in Word per Microsoft 365 su Windows nei tenant aziendali (account di lavoro o di istituti scolastici gestiti da un'organizzazione) e in Word per il Web nei tenant governativi. La formulazione di Microsoft sulla disponibilità è cambiata nel tempo, quindi apri Home e il menu di Detta per vedere se Trascrivi compare.
• Una connessione a Internet. La trascrizione avviene nel cloud di Microsoft, non sul tuo computer.
• Un file supportato. Microsoft indica MP3, WAV, M4A e MP4.
• Minuti disponibili nel mese. Gli abbonati Microsoft 365 possono trascrivere fino a 300 minuti di audio caricato al mese. Una licenza Microsoft Copilot alza parecchio questo limite (al momento Microsoft indica 30.000 minuti).
• Un file di dimensioni ragionevoli. La pagina di supporto Microsoft non indica un limite di dimensione per singolo file. Le guide meno recenti riportano spesso 200 MB per file, alcune risposte più recenti della community Microsoft parlano di 300 MB: se un file grande non viene accettato, prova a comprimerlo in un MP3 o M4A più leggero.

Se usi un Mac, un piano Microsoft 365 Personal o Family, oppure un account di lavoro in cui l'amministratore non ha attivato la funzione, Trascrivi potrebbe non comparire affatto. In quel caso passa direttamente al confronto e al metodo dell'esportazione DOCX.

Come trascrivere un file audio in Word

Caricare una registrazione

1. Apri un documento nuovo o esistente in Word e accedi con il tuo account Microsoft 365.
2. Nella scheda Home, fai clic sulla piccola freccia accanto a Detta e scegli Trascrivi. Si apre un riquadro sulla destra.
3. Fai clic su Carica audio e scegli il file. Word lo carica e inizia la trascrizione. Le registrazioni lunghe possono richiedere tempo, quindi tieni aperto il riquadro finché non ha finito.
4. Quando compare, la trascrizione è divisa in sezioni, ognuna con timestamp ed etichetta del parlante. Fai clic su un timestamp per riascoltare quella parte dell'audio.
5. Per correggere una parola sbagliata, passa il mouse sulla sezione e usa l'icona di modifica (la matita). Per rinominare un parlante, modifica l'etichetta e applica la modifica a tutte le sezioni di quella persona.
6. Fai clic su Aggiungi tutto al documento per inserire l'intera trascrizione, oppure aggiungi solo le sezioni che ti servono. Word ti permette di includere o escludere nomi dei parlanti e timestamp.

Una volta nel documento, il testo è normale testo di Word: puoi formattarlo, aggiungere titoli, usare Trova e sostituisci e la revisione delle modifiche. Microsoft salva la registrazione su OneDrive e l'audio non viene incorporato nel documento.

Oppure registrare direttamente in Word

Nello stesso riquadro c'è l'opzione Avvia registrazione. Word registra dal microfono e puoi mettere in pausa e riprendere. La trascrizione viene generata dopo che hai fermato e salvato la registrazione, non come testo in diretta sulla pagina. È adatta a un'intervista di persona o a una riunione con il portatile al centro del tavolo. Per una videochiamata, registrare in Word cattura solo ciò che sente il tuo microfono, quindi di solito una registrazione fatta dalla piattaforma della riunione dà un audio più pulito.

Come trascrivere un'intervista in Word

Le interviste sono il caso in cui Trascrivi è più utile, grazie alle etichette dei parlanti. Un flusso di lavoro pratico:

1. Registra bene. Metti il registratore o il telefono tra te e l'intervistato, lontano da ventilatori e tazzine che tintinnano. I nostri consigli per trascrizioni più precise approfondiscono microfoni e ambienti.
2. Carica il file in Trascrivi come descritto sopra.
3. Rinomina prima i parlanti. "Relatore 1" e "Relatore 2" diventano "Intervistatore" e il nome della persona, applicati a tutte le sezioni.
4. Correggi nomi e termini. Il riconoscimento vocale automatico inciampa su nomi propri, luoghi e gergo tecnico. Correggili una volta, poi usa Trova e sostituisci nel documento per il resto.
5. Aggiungi al documento con i timestamp se più avanti dovrai citare momenti precisi, oppure senza se la trascrizione finisce direttamente in un articolo.
6. Verifica le citazioni sull'audio prima di pubblicare. Fai clic sul timestamp, ascolta e conferma le parole esatte.

Fai attenzione agli scambi tra parlanti quando le persone si interrompono o hanno voci simili, e considera la prima trascrizione automatica una bozza. Per consenso informato, anonimizzazione e codifica delle trascrizioni nella ricerca, consulta la nostra guida alla trascrizione delle interviste.

Limiti da conoscere

Trascrivi è comodo, ma ha vincoli concreti:

• Minuti mensili. 300 minuti di caricamenti al mese corrispondono a circa cinque interviste da un'ora. Chi lo usa molto li esaurisce in fretta.
• Disponibilità ristretta. Dipende da tipo di abbonamento, piattaforma e organizzazione, quindi non puoi dare per scontato che un collega o un cliente ce l'abbia.
• Una lingua per file. Scegli la lingua della trascrizione nelle impostazioni del riquadro; le registrazioni che passano da una lingua all'altra vengono male. Microsoft dichiara che la funzione supporta più di 80 impostazioni locali.
• Esportazione limitata. Il risultato resta in un documento Word. Non c'è un'esportazione diretta in formati di sottotitoli come SRT.
• Elaborazione nel cloud. L'audio viene caricato su Microsoft e salvato su OneDrive: per la maggior parte del lavoro va bene, ma per le registrazioni sensibili conviene verificare le regole della tua organizzazione e gli obblighi del GDPR.

Word Trascrivi, Google Documenti o uno strumento dedicato

Chi cerca una funzione di trascrizione in Google Documenti spera di trovare un equivalente. Non c'è, o quasi. La digitazione vocale di Google Documenti (Strumenti > Digitazione vocale) è una funzione di dettatura in diretta: funziona nelle versioni recenti di Chrome, Edge e Safari, ascolta il microfono e scrive ciò che sente. Non si possono caricare file. Puoi riprodurre una registrazione dalle casse davanti al microfono, ma il risultato è di solito scarso e devi ascoltare tutta la registrazione in tempo reale.

Word Trascrivi è la scelta naturale se ce l'hai già e resti nei minuti mensili. La digitazione vocale di Google Documenti è ottima per dettare le tue parole, non per trascrivere registrazioni. Un servizio dedicato è la soluzione giusta quando non hai la versione corretta di Word, ti servono più minuti o più lingue, vuoi file di sottotitoli o devi condividere il flusso di lavoro con persone che non hanno Microsoft 365. Anche altri strumenti dedicati, come Otter, TurboScribe o Whisper eseguito in locale, esportano in formati che Word sa aprire.

Come portare in Word una trascrizione di Audiotexta

Se non hai accesso a Trascrivi, la strada più veloce verso Word è l'esportazione da uno strumento dedicato. In Audiotexta l'esportazione DOCX fa parte del piano Pro; con il piano gratuito esporti in TXT e incolli il testo in Word:

1. Apri la web app di Audiotexta e carica il file audio o video, oppure incolla un link. Senza account puoi trascrivere file fino a 30 minuti e scaricare il TXT.
2. Scegli la lingua parlata, oppure lascia che venga rilevata, e tieni attive le etichette dei parlanti per interviste e riunioni.
3. Rivedi la trascrizione: correggi nomi e termini e rinomina i parlanti.
4. Esporta in DOCX (Pro) e apri il file in Word, oppure esporta in TXT (gratis) e incollalo. Nomi dei parlanti, paragrafi e, se li tieni, timestamp arrivano come normale testo di Word da formattare, commentare e revisionare.

Il TXT va bene anche per qualsiasi altro editor. Il piano gratuito include 120 minuti al mese; la pagina dei prezzi elenca cosa aggiungono i piani a pagamento. Per una panoramica più ampia sulla trascrizione audio, comprese app desktop e strumenti locali, leggi come trascrivere audio in testo.

Qualunque strumento tu usi, l'ultimo passaggio è lo stesso: rileggi la trascrizione una volta ascoltando l'audio prima di farci affidamento. Il riconoscimento vocale è abbastanza buono da farti risparmiare ore di battitura, ma nomi, numeri e citazioni meritano un controllo umano.