Як транскрибувати аудіо в Microsoft Word: інструкція 2026

Microsoft Word уміє транскрибувати аудіо за допомогою функції «Транскрибувати» (Transcribe): на вкладці «Основне» (Home) розкрийте список біля кнопки «Диктувати» (Dictate), виберіть «Транскрибувати», завантажте запис або запишіть розмову просто у Word — і отримаєте транскрипцію з мітками часу й позначками спікерів, яку можна вставити в документ. Для цього потрібна передплата Microsoft 365, функція є не в кожній версії Word, а завантаження обмежені певною кількістю хвилин на місяць. Якщо у вас її немає, до того самого результату приведе сервіс транскрибування з експортом у файл DOCX.

У цьому посібнику — що робить «Транскрибувати» і чим вона відрізняється від «Диктувати», вимоги, покрокові інструкції, робота з інтерв'ю та чесне порівняння з Google Документами й спеціалізованими сервісами. Подробиці нижче відповідають довідці Microsoft станом на жовтень 2026 року. Назви пунктів в українському інтерфейсі Office можуть дещо відрізнятися, а Microsoft змінює, де й як з'являються функції, тож орієнтуйтеся на те, що показує ваш Word.

«Транскрибувати» і «Диктувати»: дві різні функції

Люди часто шукають «аудіо в текст у Word» і потрапляють не туди, бо у Word є дві мовні функції, що ховаються за однією кнопкою.

• «Диктувати» перетворює ваш голос на текст під час мовлення. Ви натискаєте мікрофон, говорите, і слова з'являються там, де стоїть курсор. Це заміна клавіатури: функція слухає лише мікрофон у реальному часі й не приймає файлів. Корисна для чернеток, марна для готового запису.
• «Транскрибувати» працює із записами. Ви завантажуєте аудіо- чи відеофайл або записуєте розмову у Word, а у відповідь отримуєте повну транскрипцію, розбиту на фрагменти, з мітками часу й позначками спікерів. Ви переглядаєте її в бічній панелі, а потім додаєте в документ.

Якщо інтерв'ю, лекція, нарада чи голосова нотатка вже збережені у файлі, вам потрібна саме «Транскрибувати».

Що потрібно перед початком

Перевірте ці пункти, перш ніж шукати кнопку:

• Передплата Microsoft 365. «Транскрибувати» не входить в окремі версії Office, куплені одноразово.
• Відповідна версія Word. Наразі Microsoft описує функцію як доступну у Word для Microsoft 365 на Windows у комерційних організаціях (робочі й навчальні акаунти, якими керує організація), а у Word для вебу — для державних організацій. Формулювання Microsoft щодо доступності з часом змінювалися, тож просто відкрийте «Основне» і список біля «Диктувати» й подивіться, чи є там «Транскрибувати».
• Інтернет. Транскрибування відбувається в хмарі Microsoft, а не на вашому комп'ютері.
• Підтримуваний файл. Microsoft називає MP3, WAV, M4A і MP4.
• Залишок хвилин на місяць. Передплатники Microsoft 365 можуть транскрибувати до 300 хвилин завантаженого аудіо на місяць. Ліцензія Microsoft Copilot суттєво підвищує ліміт (наразі Microsoft вказує 30 000 хвилин).
• Файл розумного розміру. На сторінці підтримки Microsoft ліміт на розмір одного файлу не вказано. У старіших посібниках часто пишуть про 200 МБ на файл, а в новіших відповідях спільноти Microsoft згадують 300 МБ, тож якщо великий файл не завантажується, стисніть його до меншого MP3 чи M4A.
• Потрібна мова. Перед завантаженням перевірте в налаштуваннях панелі, чи є у списку мова вашого запису, наприклад українська.

Якщо у вас Mac, сімейний чи особистий тариф або робочий акаунт, де адміністратор не ввімкнув функцію, «Транскрибувати» може взагалі не відображатися. Тоді переходьте одразу до порівняння й варіанта з експортом у DOCX.

Як транскрибувати аудіофайл у Word

Завантажте запис

1. Відкрийте новий чи наявний документ у Word і ввійдіть з обліковим записом Microsoft 365.
2. На вкладці «Основне» натисніть маленьку стрілку біля «Диктувати» й виберіть «Транскрибувати». Праворуч відкриється панель.
3. Натисніть кнопку завантаження аудіо (Upload audio) і виберіть файл. Word завантажить його й почне транскрибування. Довгі записи обробляються довше, тому не закривайте панель до завершення.
4. Готова транскрипція розбита на фрагменти, кожен — з міткою часу й позначкою спікера. Натисніть мітку часу, щоб відтворити цей уривок аудіо.
5. Щоб виправити неправильне слово, наведіть курсор на фрагмент і скористайтеся значком редагування (олівцем). Щоб перейменувати спікера, змініть позначку й застосуйте зміну до всіх фрагментів цієї людини.
6. Вставте всю транскрипцію кнопкою додавання в документ (Add all to document) або додайте окремі фрагменти там, де потрібно. Word дає змогу залишити чи прибрати імена спікерів і мітки часу.

Коли текст уже в документі, це звичайний текст Word: його можна форматувати, додавати заголовки, користуватися пошуком і заміною та режимом редагування. Запис Microsoft зберігає у вашому OneDrive, у сам документ аудіо не вбудовується.

Або запишіть розмову просто у Word

У тій самій панелі є опція початку запису (Start recording). Word записує через мікрофон, запис можна призупиняти й продовжувати. Транскрипція з'являється після того, як ви зупините й збережете запис, а не наживо на сторінці. Це підходить для інтерв'ю віч-на-віч або наради, де ноутбук стоїть посеред столу. Для відеодзвінка запис у Word уловлює лише те, що чує ваш мікрофон, тож запис, зроблений самою платформою для зустрічей, зазвичай дає чистіший звук.

Як розшифрувати інтерв'ю у Word

Саме з інтерв'ю «Транскрибувати» найкорисніша — завдяки позначкам спікерів. Практичний порядок дій:

1. Запишіть чисто. Поставте диктофон чи телефон між вами й співрозмовником, подалі від вентиляторів і брязкоту чашок. Наші поради щодо точності транскрипції докладніше розповідають про мікрофони й приміщення.
2. Завантажте файл у «Транскрибувати», як описано вище.
3. Спершу перейменуйте спікерів. «Спікер 1» і «Спікер 2» стають «Інтерв'юером» та ім'ям співрозмовника — для всіх фрагментів.
4. Виправте імена й терміни. Автоматичне розпізнавання мовлення спотикається на власних назвах, топонімах і професійній лексиці. Виправте їх раз, а решту замініть у документі через пошук і заміну.
5. Додайте текст у документ із мітками часу, якщо згодом доведеться цитувати чи посилатися на конкретні моменти, або без них, якщо транскрипція одразу йде в статтю.
6. Звірте цитати з аудіо перед публікацією. Натисніть мітку часу, прослухайте й переконайтеся, що формулювання точне.

Стежте за плутаниною спікерів, коли люди перебивають одне одного або мають схожі голоси, і сприймайте першу автоматичну транскрипцію як чернетку. Про згоду, анонімізацію й кодування транскрипцій у дослідженнях читайте в нашому посібнику з транскрипції інтерв'ю.

Обмеження, про які варто знати

«Транскрибувати» зручна, але має реальні обмеження:

• Хвилини на місяць. 300 хвилин завантажень на місяць — це приблизно п'ять годинних інтерв'ю. Активні користувачі вичерпують їх швидко.
• Вузька доступність. Усе залежить від типу передплати, платформи й організації, тож не варто розраховувати, що функція є в колеги чи клієнта.
• Одна мова на файл. Мову транскрибування вибирають у налаштуваннях панелі; записи, де мови змішуються (скажімо, українська й англійська), розпізнаються погано. За словами Microsoft, функція працює з понад 80 мовними локалями.
• Обмежений експорт. Результат живе в документі Word. Прямого експорту у формати субтитрів на кшталт SRT немає.
• Хмарна обробка. Аудіо завантажується до Microsoft і зберігається в OneDrive. Для більшості задач це нормально, але для чутливих записів варто звірити це з правилами вашої організації, GDPR і Законом України «Про захист персональних даних».

«Транскрибувати» у Word, Google Документи чи окремий сервіс

Ті, хто шукає «транскрибування в Google Документах», зазвичай сподіваються на аналог. Його там немає. Голосовий ввід у Google Документах («Інструменти» > «Голосовий ввід», англійською Tools > Voice typing) — це функція живого диктування: вона працює в актуальних версіях Chrome, Edge і Safari, слухає мікрофон і друкує почуте. Завантажити файл не можна. Можна відтворити запис через динаміки в мікрофон, але результат зазвичай поганий, і доведеться висидіти весь запис у реальному часі.

«Транскрибувати» у Word — природний вибір, якщо функція у вас уже є і вам вистачає місячних хвилин. Голосовий ввід у Google Документах найкраще підходить для диктування власного тексту, а не для розшифровки записів. Окремий сервіс доречний, коли у вас немає потрібної версії Word, потрібно більше хвилин чи мов, потрібні файли субтитрів або коли з вами працюють люди без Microsoft 365. Інші спеціалізовані інструменти, як-от Otter, TurboScribe чи локально запущений Whisper, також експортують у формати, які відкриває Word.

Як перенести транскрипцію з Audiotexta у Word

Якщо «Транскрибувати» вам недоступна, найшвидший шлях у Word — експорт зі спеціалізованого сервісу. В Audiotexta експорт у DOCX входить у тариф Pro; на безкоштовному тарифі ви експортуєте TXT і вставляєте текст у Word:

1. Відкрийте вебзастосунок Audiotexta і завантажте аудіо- чи відеофайл або вставте посилання. Розпочати транскрибування файлів до 30 хвилин можна без акаунта.
2. Виберіть мову мовлення або дозвольте визначити її автоматично; для інтерв'ю й нарад залиште позначки спікерів увімкненими.
3. Перевірте транскрипцію: виправте імена й терміни, перейменуйте спікерів.
4. Експортуйте DOCX (Pro) і відкрийте файл у Word або експортуйте TXT (безкоштовно, навіть без акаунта) і вставте текст. Імена спікерів, абзаци й, якщо ви їх залишили, мітки часу переносяться як звичайний текст Word, який можна форматувати, коментувати й редагувати з відстеженням змін.

TXT підходить і для будь-якого іншого редактора. Безкоштовний тариф охоплює 120 хвилин на місяць; що додають платні тарифи, дивіться на сторінці з цінами. Ширший огляд варіантів, зокрема десктопних програм і локальних інструментів, — у статті про те, як транскрибувати аудіо в текст.

Хоч би яким інструментом ви користувалися, останній крок однаковий: перш ніж покладатися на транскрипцію, один раз звірте її з аудіо. Розпізнавання мовлення достатньо добре, щоб заощадити години друку, але імена, числа й цитати заслуговують на людську перевірку.